如果你使用email只是跟朋友家人閒聊，以下這些規則可以不用看。如果你是PM或打算做個PM，工作上一定常使用email。如果你不是PM，也不想做PM，那麼恭喜你，因為PM真的是很辛苦的工作。不管怎麼說，只要你工作上常用email，無論你用的是公司給你的email帳號或是Gmail, Hotmail, YAHOO!等帳號；無論你使用的是outlook或者是webmail，請仔細閱讀以下內容，勞記在心。
以下的規則雖然大部份很一般、很常識，但犯錯的人還是滿多的。有些人email用了很多年，仍會發出令人看不懂的email。所以我整理出重要的注意事項如下。
Email 七大注意事項：
一、寫好email按下「傳送」前，一定記住要檢查三件事。
二、同一主旨系列的email，全部看完再決定要如何回信。
三、文句要簡短，語意要清晰。
四、這封mail該怎麼回？
五、Email要如何排版？
六、適當運用「會議通知」的功能。
七、Email的內文要怎麼寫？
詳述如下：
一、寫好email按下「傳送」前，一定記住要檢查三件事。
1. 收件人mail addess是否正確？
Email軟體都有這個功能，你key in一兩個英文字母，它會依使用頻率自動列出收件人的mail address。例如key個J，John, Johnny, Jessie等等都會列出來。這個功能可以幫助你加快發email的速度，但也會讓你發錯人。我曾經工作過的一家大型電子公司，outlook通訊錄裡叫John的就有30多人。在台灣大家英文名字用來用去永遠是那些，很容易重複。我在幹小PM的時候，曾經有一次發mail去問一位叫Bill的EE(電子工程師)，到底是什麼技術細節讓他的進度delay？打了Bill然後按enter就把mail發了出去。過了五分鐘，一位叫Billy的人回信給我，用英文寫了兩行字，建議我可以多找幾個人了解一下技術的細節。那個人原來是總經理，總經理的英文名字叫Billy，而我打Bill的時候沒注意outlook自動幫我選了Billy，我的天啊，真是嚇死我了！
2. 附帶檔案是否已經貼上？
忘了貼上附檔。這大概是最多人會犯的毛病，我自己偶爾也會。只能提醒大家，每一次按下「傳送」email之前，最好檢查一下。如果真忘了貼就把mail發了出去，怎麼辦呢？就立刻再補一封mail把檔案貼上吧！
3. Email中提到的日期、時間、數字、金額是否正確？
這個錯誤比較嚴重。如果你是業務代表，客戶問你單價多少？幾天可以交貨？你回覆的時候可千萬要檢查再檢查。如果你發mail通知大家星期三下午要開會，結果你寫成星期四，那也是很糟糕。在此提議一些訣竅，如果寫到日期，一律加個括號把星期填上。這樣既可幫助自己double check，如果你日期跟星期對不攏，至少收到mail的人會來跟你查證。另外一個訣竅是，如果有提到日期，例如開會、活動、工程師要交報告的deadline、廠商交貨日期等等，乾脆把日期直接寫在mail的主旨裡，然後在mail的內文裡再完整的敘述一次，這樣可以讓收mail的人印象深刻，也容易整理email。
二、同一主旨系列的email，全部看完再決定要如何回信。
如果一個email群牽涉到三方以上的人，例如大家討論一個行銷活動要如何籌備、如何進行。你如果要表達意見，務必要確定讀完每一封相關的mail。才不會把自己變成狀況外的豬頭。
舉例：
什麼是豬頭？就是活動的時間、地點、工作分配大家都已經email來來回回討論的差不多了，這時候有人突然發一封mail出來，「教」大家把時間、地點及工作分配討論討論。這表示他還停在第一封email的狀態，這個人就是狀況外的豬頭！
三、文句要簡短，語意要清晰。
有人說過，email內文超過三行就沒有人要看，這不無道理，在大公司裡很多人一天要收1,2百封mail，大家都是先看標題再決定要不要看內文。看了內文如果是長篇大論，很多人就不看了或者先跳過等有空再看。因此內文簡短、只講重點是寫email的重要定律。既可節省自己的時間也節省他人的時間。
在職場上應養成習慣，發email一定要傳達清楚正確的資訊，要傳達最新的資訊，要當消息的權威及源頭。如果訊息未明朗或答案不確定，寧可不發這封mail。
四、這封mail該怎麼回？
1. 在職場上如果某人在email中對你漫罵批評(人身攻擊)，無論有沒有CC其他的收件人在內，記得一律不要回。同樣的，無論你對某人多麼生氣，絕對不要在email上打筆仗。
2. 發錯對象的mail不用回。如果要回，可以單獨回覆然後告知他該找誰。
3. 客戶發來的mail怎麼回？如果只跟自己有關的mail可以直接回。如果跟自己以外的人也有關，務必跟每個相關的人取得正確答案後再回。千萬不要幫別人答應事情，也不要幫別人回答問題。
4. 看不懂或內容有爭議、有誤的mail怎麼回？看不懂的專業術語或專有名詞趕快找前輩或相關人士詢問，或者Google一下。如果還是不懂，乾脆直接發mail問發件人。如果mail內容有爭議或有誤，PM有義務立刻發mail來澄清。但是要記得「永遠傳達清楚及正確的資訊」，不要讓事情更發散。
五、Email要如何排版？
職場上要面對跟合作的角色很多，什麼樣的人都有。因此工作上的email排版還是中肯保守為宜，不要耍花俏，搞背景圖案或可愛符號什麼的。文字要適當換行以免windows出現左右的捲軸。文字不要超過兩種顏色。Email的主旨要直接破題，直接寫明目的，這樣可以節省大家的時間。在職場上要廣結善緣，所以email內要建立簽名檔，把自己的聯絡資訊詳細附在每一封寄出的mail裡。
六、適當運用「會議通知」的功能。
如果要通知開會，用outlook的「會議通知」功能可以確定大家都看到你的通知，可以要求回條，以統計出席人員，開會前還會自動提醒，是很好用的工具。
七、Email的內文要怎麼寫？
大部份電子公司、科技公司、資訊產業相關公司或外商公司，會要求以英文來書寫Email。這東西見仁見智，有人認為既然都是台灣人，幹嘛要用英文來溝通？其實把英文當成平時的練習也不錯，現在用不著難保以後不會需要跟國外客戶打交道？英文好不好對PM非常重要，跟升職絕對有關係。我多年來寫email都是用英文，只有一種情況我會故意使用中文，那是僅限於公司內部溝通的email，當事情很緊急的時候。使用中文可以確保收到Email的人立即清楚我的要求。
無論中文也好，英文也好，要記得Email是溝通的工具，尤其是工作上的溝通。要建立權威、要成為訊息中心，Email的遣詞用句，也就是文字風格，在此建議還是要遵守一些規則。
1. 不說廢話。
Email只適宜用在發通知、提要求或溝通問題等目的，跟主旨不相關的文句不要寫，不要用太多形容詞跟連接詞。
舉例：
「在我費盡唇舌千辛萬苦跟廠商溝通又施壓之後，終於逼迫廠商答應要降價到每單位55元。所以請採購部門準備開始下訂單，務必請廠商排除萬難，無論遭遇任何困難，都要達成任務準時交貨。」
這不是在寫抒情文，在Email中請不要有情境描述或文學修辭，文字要簡捷，不囉嗦。以上的事情還是這樣寫比較適當：「廠商已同意降價到每單位55元，請採購部門下訂單，務必準時交貨。」
2. 目的要清楚。
舉例：
有小PM發出一封Email給多位team member：「Dear All: 客戶可能快要下訂單了，請各位把可以事先準備的工作先準備好。」
經驗夠的PM通常不會發這種Email，因為發了也沒有用。你自己都沒說要别人做什麼，你期待別人收到這Email之後做些什麼？徒然削弱自己發Email要求別人做事的權威。
再舉例：
有小PM發出一封Email給多位team member：「Dear All: 有沒有問題？」，然後附帶了一個圖檔。
身為PM最好別發這種沒頭沒尾的Email，換來的只是沒人理會或者別人的回信來問你到底要他們看什麼？這樣來來回回浪費的只是自己的時間跟力氣，還不如一開始便在Email內寫清楚來龍去脈，你究竟要別人針對什麼問題來check? 一次解決。
3. 對象要清楚。
舉例：
有小PM發出一封Email給多位team member：「Dear All: 請回覆進度。」
如果這封Email之前剛剛開過會，會議上已經談過進度問題，這封信只是再次提醒，那還說得過去。如果平白無故發這封Email，team member恐怕不會理你。對PM而言做事要快要準，發Mail時個個擊破是最好的方法。也就是說，在Email中直接一一點名，個別提出你的要求，這樣才是有效率的管理。沒有指名對象的Email，不如不發。
Email內文的寫法，若談到很細節很進階之處，是需要經驗與智慧累積的，大家多思考多練習吧。
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