四月雪的部落格

PM的工作最重要的關鍵就是把問題收斂，而不是讓問題一直發散。

A:「各位請注意，往金門班機起飛時間是早上十點，提前1小時報到時間是九點，從這裡去松山機場搭計程車要20多分鐘，所以我們必須八點半出門。請每人帶好自己的行李，機票、身分證，明天早上八點半準時樓下大廳集合，有沒有問題？」

B：「我要去一下巷口的便利商店，有沒有人要我幫忙買東西的啊？」
C：「糟糕，我的行李還沒收拾好耶！怎麼辦？」
D：「國內班機好像四十分鐘前報到就可以了？是不是啊？你們去問問看嘛！」
E：「為什麼要搭計程車，不搭公車或捷運呢？文湖線捷運有到松山機場站啊！」
F：「途中可否請計程車彎到中華電信一下？我要辦個事情。」

日常生活中常常被這些狀況搞得很煩吧？從小到大，舉辦活動，主辦人往往會被這些雜音問題搞的團團轉。有些人不但沒幫忙，還常常製造麻煩。

專案管理也是一樣。Team member常會把問題複雜化，如果不即時制止，將發散到不可收拾。然而這是民主社會團隊合作，team member的意見還是要聽，但那意見如果是「來亂的」會發散問題又必須制止。所以要如何判斷是真意見或是在發散問題呢？

我整理了以下幾點做為判斷的標準。

1. 不相干的問題。
前述B：「我要去一下巷口的便利商店，有沒有人要我幫忙買東西的啊？」
他要去巷口買東西跟A宣佈的集合出發等行程，顯然沒什麼相關，所以這根本不是個問題。A這時候就可以說：「不相干的問題，請等會議後再私下討論。」

2. 不重要的意見。
前述C：「糟糕，我的行李還沒收拾好耶！怎麼辦？」
大家不會因為C的行李還沒收拾好，就改變行程或造成任何問題，這是C自己要解決的事。所以這也是來亂的。A這時候就可以說：「不重要的事情，請勿在會議上提出來。」

3. 不明確的提議。
前述D：「國內的班機好像四十分鐘以前報到就可以了吧？是不是啊？你們去問問看啊！」

如果D很確定國內班機是四十分鐘前報到，而且提出足夠的佐證。那麼這是一個真議題，大家可以討論是否要更改集合時間？如果像D這樣只是提出懷疑卻沒有佐證，A這時候就可以說：「四十分鐘以前報到，這件事你有確定嗎？如果你不確定那我們就依原計劃集合。」

4. 不切實際的提議。
前述E：「為什麼要搭計程車，不搭公車或捷運呢？文湖線捷運有到松山機場啊！」

大家夥兒拉著行李等公司搭公車，或著走去捷運站，不但很辛苦，時間也不好掌握。A這時候就可以說：「一個人拖著行李去搭公車等捷運都夠麻煩了，一群人要這樣就太不切實際。如果真要這樣大家恐怕七點半就要集合出發，你們大家要嗎？」

5. 有私人目的的意見。
前述F：「途中可否請計程車彎到中華電信一下？我要辦個事情。」

私人目的本不宜在會議中提出，至於私人目的是不是能例外幫忙？這要看實際狀況。以此例而言，行程都安排的剛剛好，去中華電信辦事通常要抽號碼牌等等，辦過戶之類的事程序還滿久的，A這時候就可以說：「我們行程比較緊湊，彎去中華電信辦事時間會花太久，這個忙恐怕幫不了你。」

身為PM如果掌握以上的原則來應付問題，把問題收斂，不讓問題發散。一次兩次之後，就可以逐漸建立起自己的權威跟領導風格了。

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